Enterprise Content Management

Informationen zentral steuern. Wissen sofort nutzen.

ECM (Enterprise Content Management) bezeichnet die elektronische Verwaltung aller Daten und Informationen, die in einem Unternehmen anfallen. Ziel ist es, unternehmensrelevante Inhalte zentral zu erfassen, strukturiert abzulegen und effizient zu verwalten – und sie genau dann bereitzustellen, wenn sie benötigt werden.

Alle berechtigten Mitarbeiter erhalten sofortigen und direkten Zugriff auf relevante Informationen – ohne langwierige Suche und unabhängig vom Speicherort der Daten.

Der Mehrwert von ECM auf einen Blick

Prozesse beschleunigen und automatisieren

ECM unterstützt und automatisiert Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen – von der Dokumentenerfassung bis zur strukturierten Weiterverarbeitung.

Zusammenarbeit und Wissen stärken

Durch den zentralen Zugriff auf Informationen steigt die Transparenz, das Wissen der Mitarbeiter wächst und die Zusammenarbeit wird nachhaltig verbessert.

Kosten senken und Effizienz steigern

ECM reduziert Papieraufkommen und manuellen Aufwand deutlich – das senkt Kosten und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.

Dokumentenmanagement mit windream

Finden statt suchen – Informationen jederzeit verfügbar

Effizientes Dokumentenmanagement ist das Kernelement eines modernen ECM-Systems. Es ermöglicht den uneingeschränkten Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Informationen – schnell, strukturiert und sicher.

Mit windream optimieren Mitarbeiter ihre Ablage- und Suchprozesse nachhaltig. Dokumente stehen jederzeit zur Verfügung – ohne zeitraubende Suchaktionen, sondern praktisch auf Knopfdruck. Das spart Zeit, reduziert Frustration und beschleunigt Geschäftsprozesse.

Leistungsstarke Suche & Recherche

windream bietet ein herausragendes Such- und Recherchecenter, das sich flexibel an die Anforderungen der Anwender anpasst:

Einfache Ad-hoc-Suchen
Volltextsuche über alle Dokumente
Detaillierte, speicherbare Suchabfragen zur wiederholten Nutzung

So finden Mitarbeiter relevante Informationen schnell und zuverlässig – unabhängig davon, wo sie abgelegt sind.

Vom Fileserver zum echten DMS

Die klassische Ablage auf einem Windows-Fileserver stößt schnell an Grenzen: fehlende Beschlagwortung, keine Mehrfachzuordnungen und eingeschränkte Suchfunktionen erschweren den Zugriff auf Informationen. Das führt zu Verzögerungen in Geschäftsprozessen und verursacht unnötige Kosten.

windream macht aus Ihrem Fileserver ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System und hebt bestehende Ordnerstrukturen auf ein neues Effizienzniveau.

Ihre Vorteile mit windream

Mit windream können Sie:

bestehende Ordnerstrukturen weiterhin nutzen
Dokumente einfach beschlagworten, kategorisieren und versionieren
hierarchieübergreifend und per Volltextsuche schnell finden
mit einem Dokumenten-Viewer durch komplette Akten blättern
Inhalte formatunabhängig anzeigen – inkl. Hervorhebung der Suchbegriffe
standortübergreifend auch mit großen Dokumenten arbeiten (Proxy-Server)
mobil auf Dokumente zugreifen
Dokumente über ein Berechtigungssystem rechtssicher ablegen

Zentrale Funktionen von windream ECM

Einfache Ablage elektronischer Dokumente mit Beschlagwortung
Bildung elektronischer Akten (z. B. Personal-, Kundenakten)
Digitale Blätterfunktion – Arbeiten wie im Papierakt
Komfortable E-Mail-Ablage
Effiziente Suche und Recherche
Archivierung elektronischer Rechnungen mit ERP-Anbindung
Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
Direkte Integration in alle Windows-kompatiblen Anwendungen

Ihre Vorteile auf einen Blick

Nutzen Sie die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten eines modernen ECM Systems:

Workflow & Business Process Management (BPM)

Prozesse steuern. Transparenz schaffen. Effizienz messbar steigern.

ERP-Integration

Dokumente dort verfügbar, wo Prozesse stattfinden.

E-Mail-Archivierung

Rechtssicher archiviert. Schnell gefunden. Zentral verfügbar.

Rechtssichere Archivierung

Sicher archiviert. Jederzeit verfügbar. Vollständig nachvollziehbar.

Workflow & Business Process Management (BPM)

Prozesse steuern. Transparenz schaffen. Effizienz messbar steigern.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen (Business Process Management – BPM) ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und ausbauen möchten. Mit einem leistungsfähigen Werkzeug zur Modellierung, Steuerung und Optimierung von Prozessen entsteht – im Zusammenspiel mit einem modernen ECM-System – eine durchgängige Lösung zur Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Abläufe.

Elektronischer Workflow für Eingangsrechnungen

Schneller genehmigen. Kosten senken. Skonto sichern.

Insbesondere bei der Eingangsrechnungsgenehmigung bietet ein elektronischer Workflow erhebliche Vorteile und Einsparungspotenziale:

Beschleunigung des Prüf- und Freigabeprozesses
Deutliche Reduktion der Durchlaufzeiten
Eliminierung von Transport- und Liegezeiten
Sicherung von Skontoerträgen
Erhöhung der Prozessqualität und -transparenz
Protokollierung und zeitliche Überwachung der Abläufe
Eskalation bei Verzögerungen (z. B. per E-Mail-Benachrichtigung)

Das Ergebnis ist eine drastische Reduktion der Prozesskosten.

ERP-Integration mit windream

Dokumente dort verfügbar, wo Prozesse stattfinden.

ERP-Systeme sind das Herzstück der Unternehmenssteuerung. Damit Prozesse effizient ablaufen, müssen prozessrelevante Dokumente jederzeit sicher, vollständig und ortsunabhängig verfügbar sein.

Mit der Integration von windream ECM in Ihr ERP-System behalten Sie jederzeit den Überblick über Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Verträge und weitere Belege – direkt im Kontext der jeweiligen ERP-Prozesse.

windream lässt sich in zahlreiche ERP-Systeme integrieren, darunter SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, SIS EVOLUTION sowie branchenspezifische Lösungen wie LBASE. Anwender arbeiten dabei weiter in ihrer gewohnten ERP-Oberfläche und nutzen die ECM-Funktionen nahtlos im Hintergrund.

Rechtssichere Archivierung von ERP-Belegen

Die gesetzeskonforme Archivierung von ERP-Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen ist heute unverzichtbar. windream archiviert ERP-Belege rechtssicher und ohne Integrationsaufwand.

Archivierung aus nahezu jedem System möglich
Kein Eingriff in das ERP erforderlich
Voraussetzung: Ablage eines elektronischen Dokuments in einem Windows-Verzeichnis
Unsichtbare Archivierung im Hintergrund
Zugriff weiterhin direkt aus ERP oder Windows Explorer

ERP-Integration mit windream

Nahtlos integriert. Rechtssicher archiviert. Effizient genutzt.

E-Mail-Archivierung mit windream

Rechtssicher archiviert. Schnell gefunden. Zentral verfügbar.

Ein Großteil der geschäftsrelevanten Kommunikation erfolgt per E-Mail. Um den Überblick zu behalten und Informationen schnell wiederzufinden, ist eine intelligente E-Mail-Archivierung unerlässlich.

windream integriert sich direkt in Ihren E-Mail-Client und archiviert E-Mails und Anhänge rechtssicher – automatisch, regelbasiert oder manuell. Wichtige Nachrichten stehen unternehmensweit allen berechtigten Mitarbeitern strukturiert zur Verfügung.

Gleichzeitig wird der Mailserver entlastet, Suchaufwände werden reduziert und gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt.

Der Mailserver ist kein Archiv

In der Praxis wird der Mailserver häufig als Archiv genutzt – aus Mangel an Alternativen. Die Folgen:

überfüllte Posteingänge
persönliche Ablagen ohne Struktur
große Datenmengen
keine eindeutige Zuordnung zu Geschäftsvorfällen

Das erschwert die Suche, verlangsamt Prozesse und birgt rechtliche Risiken.

Rechtliche Anforderungen sicher erfüllen

E-Mails sind geschäftlich gesehen vergleichbar mit Briefen auf Firmenpapier. Daraus ergeben sich:

gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Compliance-Anforderungen
die Notwendigkeit einer klaren E-Mail-Policy

windream sorgt für eine rechtssichere Archivierung und unterstützt die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.

Nahtlos integriert – einfach archiviert

Das E-Mail-Management von windream integriert sich direkt in Ihren E-Mail-Client und bietet flexible Archivierungsoptionen:

automatische Archivierung
regelbasierte Ablage
manuelle Archivierung

E-Mails und Anhänge stehen unternehmensweit allen berechtigten Mitarbeitern strukturiert und jederzeit zur Verfügung.

Rechtssichere Archivierung mit windream

Sicher archiviert. Jederzeit verfügbar. Vollständig nachvollziehbar.

Moderne ECM-Lösungen müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben und Normen für die langfristige, revisionssichere Archivierung erfüllen. Mit windream sind Sie bei diesen Compliance-Anforderungen auf der sicheren Seite – zuverlässig, nachvollziehbar und ohne zusätzlichen Hardwareaufwand.

Revisionssicherheit ohne Kompromisse

windream bietet alle zentralen Funktionen für eine rechtssichere Archivierung:

Schutz vor Manipulation durch Unveränderbarkeit der Dokumente
Schutz vor Verlust durch Unlöschbarkeit archivierter Inhalte
Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen
Lückenlose Protokollierung aller Aktionen für maximale Nachvollziehbarkeit

So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente jederzeit revisionssicher archiviert und prüfbar sind.

Zentrale Verfügbarkeit statt Aktenchaos

Alle archivierten Dokumente stehen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung – standortunabhängig und strukturiert. Suchen nach fehlenden Aktenordnern oder manuelle Übergaben gehören der Vergangenheit an. Dokumente können recherchiert, geprüft, bearbeitet und weitergegeben werden – schnell und kontrolliert.

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Siegfried Kristler
s.kristler@sisworld.com

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